Ačkoliv dochází ke globální elektronizaci, klasický papír má v kancelářském provozu stále nezastupitelnou roli. Za uplynulé čtvrtstoletí se jeho spotřeba ztrojnásobila a průměrný Čech jej ročně využije na 130 kilogramů. Proto se i v Česku začínají objevovat firmy, které se snaží jeho spotřebu korigovat a usměrňovat, případně se stát kanceláří se statusem bez papíru. Tyto pokusy však nemusí nutně vést ani k úsporám. V tomto článku představíme, proč je papír i v dnešní době nenahraditelný, jaký účinek má na lidský mozek a kterými kroky mohou firmy spotřebu papíru efektivně snížit.

Ruční podpis na papírové dokumentaci je symbol prestiže a čtení z papíru je efektivnější

Většina vědců a pedagogů se shoduje, že čtení z papíru je efektivnější než čtení z monitoru. Při čtení z papíru lidský mozek důkladně promýšlí obsah sdělení a zároveň prožívá emoce. Fyzickým kontaktem s papírem si mozek také dokáže lépe upořádat a ukládat informace. Z výzkumů také vyplývá, že při čtení papírových dokumentů mají lidé menší sklon k únavě, než při čerpání informací z elektronických publikací. Mechanická podstata papíru a psacích pomůcek navíc podporuje tvůrčí práci a stimuluje kreativní myšlení. Předávání hotových dokumentů je pak ze společenského hlediska součástí sociální interakce ve firmě, při které mnohdy probíhají diskuze, jež by pracovníci v rámci emailu neřešili. Zajímavostí je, že i v době elektronických podpisů preferují manažeři fyzickou existenci stěžejních dokumentů a smluv. Vlastnoruční podpis je i v současnosti stále obecně považován za symbol prestiže a důstojnosti.

Neklesající oblibu využívání papíru dokazují i statistiky. V průběhu posledních 25 let se podle údajů společnosti Activa spotřeba papíru v České republice více než ztrojnásobila a výdaje za něj ve firemním sektoru neklesají. Ročně jej Activa prodá na 7 500 tun, což představuje 1 miliardu a 500 milionů listů papíru.

Průměrný Čech podle údajů za rok využije zhruba 130 kg papíru. Do této hodnoty spadá veškeré papírenské zboží jako hygiena, balení, noviny, šanony, složky, štítky, paragony a podobně. U xerografického papíru pak připadá na každého občana ČR přibližně 1.200 listů, což představuje zhruba 6 kg. V západní Evropě využívají občané průměrně o 3 kg papíru více, což potvrzuje snahu Čechů o ekologičnost. Největšími konzumenty kancelářského papíru jsou státní úřady a administrativně-analytické společnosti. Právě tyto subjekty zavádějí jako první programy redukující papírování, ať už jej nazývají úspornými opatřeními či zeleným úřadováním. Podle dostupných statistik mohou firmy snížit spotřebu papíru o 10 % až 30 %.

Oboustranný tisk sníží náklady až o pětinu

Až čtvrtinu prostoru na papíře lze ušetřit úpravou okrajů dokumentů před tiskem či využitím prostorově úsporných fontů jako je například Arial. Významné úspory v oblasti tisku může firmám i jednotlivcům přinést správné formátování dokumentů a kontrola v náhledech tisku. Například jen zavedení oboustranného tisku ušetří při používání v interních dokumentech i pětinu nákladů. Neméně důležité je správné nastavení tiskáren a centrální systém správy tisku. Do redukce nákladů na papírování by měly firmy také vždy aktivně zapojit své zaměstnance. Ti by měli být vyškoleni v používání všech funkcí u tiskáren a komunikačních kanálů, a zároveň pamatovat na to, aby netiskli dokumenty zbytečně. Podle odhadů dnes totiž každý třetí dokument skončí v koši ve stejný den, kdy byl vytištěn.

Levnější papíry se paradoxně mohou prodražit

Při nákupu papíru by měl hrát vždy hlavní roli poměr kvality a ceny ve vztahu k funkci, ke které budou firmy papír využívat. „Nákupy levných nekvalitních papírů s vysokou prašností mohou skončit zanesením tiskáren, což ve výsledku vyjde firmu mnohonásobně dráž. Špatné optické vlastnosti papíru zase ústí v rozmazání výsledného tisku,“ objasnil Martin Holoubek ze společnosti Activa, která je jedničkou na trhu v oblasti poskytování služeb a vybavení pro kanceláře. Velmi zajímavou cestou, jak snížit náklady na papír, je volit listy s nižší gramáží. Zatímco v České republice mají standardní papíry gramáž 80 g/m2, ve Spojených Státech si kanceláře při zachování stejné tiskové kvality vystačí s papírem o 5 gramů lehčím. Mistry v rozumném kancelářském využívání papíru jsou pak Japonci, kteří nejčastěji úřadují na listech s plošnou hmotností 64 g/m2. Úspora při snížení gramáže papíru přitom činí řádově několik procent na každých 10 gramů.