Trend outsourcování služeb je na vzestupu. Pro malé a střední firmy je kvůli snaze o snižování nákladů mnohdy nezbytností, zároveň mu nahrává také stav na trhu práce. Využívání externistů má mnoho nesporných výhod, je ale potřeba počítat i s některými nevýhodami a dopředu se připravit na to, jaké problémy mohou kvůli outsourcingu vzejít.

Hlavní výhodu outsourcingu většina firem vidí zejména v úspoře nákladů a personálních i provozních kapacit či v možnosti zaměřit se na svůj klíčový byznys. „Externí služby často pro firmu znamenají i možnost dostat se k nejmodernějším technologickým trendům a inovacím, jež ony samy nemají možnost implementovat, ať už kvůli nedostatečnému know-how, omezeným financím, nebo chybějícímu personálu. Zároveň outsourcování služeb šetří manažerský čas i energii,“ míní Jiří Jemelka, ředitel společnosti J.I.P. pro firmy, jež poskytuje revitalizace a interim management malým a středním podnikům. Výhod tedy outsourcing přináší mnoho. Jak je to ovšem s nevýhodami?

1) „Cizí“ člověk ve firmě

Jedním z nejzávažnějších rizik, jaké mohou firmu při outsourcování práce postihnout, je možný únik citlivých dat či krádež duševního vlastnictví nebo specifického know-how. „Klíčové je tudíž zabezpečit, aby měli externisté přístup jen k takovým informacím a materiálům, které potřebují pro svou dohodnutou práci. S tím by mělo být spojeno též například bezpečnostní školení, kupříkladu ohledně pohybu ve firemních sítích. Samozřejmostí by pak mělo být smluvní vázání ohledně mlčenlivosti a ochrany informací, čímž si firma zajistí vymahatelnost případných postihů,“ dodává Jiří Jemelka.

2) Nemusejí být na stejné vlně

Je naprostou samozřejmostí, že aby outsourcing fungoval, je třeba si najít spolehlivou a kvalitní externí agenturu. Dobré reference, adekvátní ceny, záruky a spolehlivé smluvní jištění – to vše by si firma měla důkladně prostudovat. Existuje však ještě i jedna oblast, na kterou by se podniky při výběru externí agentury měly zaměřit: sdílení hodnot. Jednoduše řečeno, externí agentura by si v ideálním případě s klientem měla „sednout“ co do vyznávaných hodnot, nebo by je přinejmenším alespoň měla umět dostatečně respektovat a promítnout do odvedené práce. V opačném případě vzniká riziko, že práce nebude provedena v nejvyšší možné kvalitě, případně, že se takříkajíc „netrefí“ do firemních standardů či zásad.

3) Snáze se na vás vykašlou

Při outsourcování služeb je vztah firmy a externistů založen na bázi klient–dodavatel, nikoliv zaměstnavatel–zaměstnanec, což s sebou nese svá vlastní specifická úskalí. Ta se sice dají do detailu ošetřit smluvně, přesto je nutné počítat s tím, že míra loajality nemusí být u dodavatelů služeb tak vysoká jako u interních zaměstnanců. Pro externisty je tak mnohdy mnohem snazší spolupráci ukončit a firma tak, pokud si neohlídala smluvní podmínky ukončení spolupráce, se může rázem dostat do problémů s pokrytím služeb, které ji externisté zajišťovali.

4) Ztratíte kontrolu nad některými firemními procesy

U externích dodavatelů je samozřejmě problém v tom, že nemáte kontrolu nad tím, jak pracují. Dodržují sjednanou pracovní dobu? Nenechávají si v případě hodinové sazby proplatit více času, než kolik odpracují? Respektují nastavené postupy? A nezpracovávají zakázku třeba nahonem těsně před deadlinem? Monitoring přes různé aplikace či programy je možný, ale znamená další investice a někdo z interních zaměstnanců se jej musí ujmout. Často tak firmě nezbude, než se zkrátka spolehnout na poctivost externistů.

5) Riziko průtahů

Firmy by měly rovněž mít na paměti, že zatímco finance jim outsourcing může vydatně ušetřit, o čase už to tolik platit nemusí. Určitou dobu si vyžádá samotné sjednání spolupráce a smluvní zajištění, ovšem i při plnění dodávaných zakázek je nutné počítat s průtahy, například kvůli nejasnostem v zadání či dalším nedorozuměním během komunikace. „Při interním plnění úkolu je kdykoliv možné prostě jen proběhnout budovou a domluvit se s kolegy či nadřízenými přímo na místě a jakékoliv úpravy lze řešit ihned. U externistů je všechno tohle ztíženo,“ upozorňuje Jiří Jemelka.